Ventajas de un método

Uno de los principales esfuerzos de los Departamentos de las Empresas (Prevención, Recursos Humanos, etc.) se dirige a la laboriosa y repetitiva gestión para obtener la documentación laboral, fiscal de seguridad social y de prevención de las Contratas, Subcontratas y Autónomos concurrentes en sus obras en referencia a la Coordinación de Actividades Empresariales. Un mismo documento se ha de gestionar, enviar y reenviar un gran número de veces. Si tenemos en cuenta los documentos que controla una contrata en materia de prevención de riesgos laborales (documentación de empresa, de trabajadores o de equipos de trabajo) de todas las contratas, subcontratas o trabajadores autónomos, presentes en un centro de trabajo, tendremos una idea de los miles de documentos que deben gestionarse, validarse o archivarse. Por tanto, podemos justificar que un “algo” llamémosle programa, aplicación, software que facilite la Coordinación de Actividades Empresariales podría facilitar la tarea de control de contratas.

También debe tenerse en cuenta que una correcta gestión documental delimita las responsabilidades de las Empresas Contratistas, ya que es la forma de asegurarse el cumplimiento de las obligaciones en materia de Coordinación de actividades Empresariales de todas las empresas concurrentes en nuestros centros de trabajo. Así mismo, los esfuerzos recursos humanos y materiales que dedican a la gestión documental desarrollada de un modo tradicional (papel, fotocopias, llamadas telefónicas, mensajeros, mano de obra, etc) acarrean un coste importante. ¿Cuántas veces habremos extraído del archivo un mismo documento y enviado mediante fax, email o mensajero a un centro de trabajo? ¿Has pensado en el coste de ese trabajo? Me podría plantear si ese “algo”, programa, aplicación o software facilitase mi gestión diaria.

Y, ¿Por qué no conseguir que enviado el documento una vez, sea validado, digitalizado y archivado hasta su caducidad, en un entorno web accesible a aquellos que a usted le interese de modo que puedan consultarlo o imprimirlo si fuera necesario?

Ese programa, aplicación o software para la Coordinación de Actividades Empresariales ya está aquí, e-coordina. La base de datos que genera la aplicación se configura con documentos originales o copias autentificadas y a partir de su validación, la información estará accesible en todos los centros de trabajo que la Empresa desee y con utilidades tales como alarmas en los documentos que van a caducar en fechas próximas, entre otras posibles.

Si un Inspector de Trabajo desea ver la documentación de un trabajador de la empresa contratista o de una de las empresas subcontratistas del centro de trabajo, tendremos la opción con el DNI del trabajador o cualquier otro registro de la base de datos, de comprobarlo a través de internet en el programa, aplicación o software para la Coordinación de Actividades Empresariales, sin las pérdidas de tiempo que conllevan los sistemas tradicionales (instalaciones costosas, incompatibilidad de sistemas, etc.).

En definitiva, se acabó el trabajo improductivo.